ACCES 2013

CREACIÓN DE TABLAS EN MICROSOFT ACCESS 2013

Crearemos tablas de Intérprete y Canción.

1. Abrimos Microsoft Access 2013 y seleccionamos Base de Datos de escritorio en Blanco.

2. Escribimos el nombre y clic en Crear.

3. Clic en la pestaña Crear y seleccionamos Tabla.

4. Clic en Ver Vista Diseño.

5. Escribir el nombre de la tabla.

6. Creamos los atributos de la tabla, en este ejemplo se utilizara los atributos de:

- Id: es el atributo de Id de canción.

- Nombre: nombre de la canción.

- Duración: duración de la canción.

- Archivo: en este campo se cargara la canción deseada.

- Intérprete: es la llave foránea de la tabla intérprete.

7. Validar los Atributos de la tabla según sea su tipo.

CREACIÓN DE RELACIONES EN MICROSOFT ACCESS 2013

1.  Clic en pestaña Herramientas de Base de Datos y Relaciones.

2.  Agregar las tablas a relacionar.

 

3. Arrastrar la Clave principal de la tabla en el atributo que será la clave foránea de la segunda tabla en este caso de la tabla Interprete se arrastra el atributo ID en el atributo Interprete de la tabla Canción.

 

4. Seleccionar Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada los campos relacionados y clic en Crear.

CREACIÓN DE CONSULTA

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

•  CONSULTAS DE SELECCIÓN.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

•  CONSULTAS DE ACCIÓN.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante.

•  CONSULTAS ESPECÍFICAS DE SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las deUnión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o nuestro Curso de SQLServer, con los que aprenderás a realizar consultas manualmente.

CREAR UNA CONSULTA

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

·         Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

·         Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

 

· 

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

·        

·         El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.

·         Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.

·         Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.

·         Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

·         Ventana Mostrar tabla.

·         Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

·         Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

·         Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

·         Aparecera la pestaña VISTA DISEÑO  de consulta

·         La Vista Diseño    

   

 

Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

 Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

 Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

 Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.

 También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.

 Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

. Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo:escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.

Veamos el siguiente ejemplo:



La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habíamos decidido no mostrar la información Marca porque sería reinterativa, pero en tal caso no tendríamos ninguna información sobre qué modelos estamos visualizando. Una posible solución sería cambiar el nombre de campo Modelo porModelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: Modelo

Así, los encabezados de la tabla se mostrarán así:



. Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.

 Para mover una columna arrastrándola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).

Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.

 Para mover una columna cortándola:

Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic).

Hacer clic sobre el icono  en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecerá la columna.

A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño.

Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+V).

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla MAYÚS pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.

7.8. Guardar la consulta

Podemos Guardar la consulta

 haciendo clic sobre el botón  de la barra de Acceso Rápido,

 o bien, seleccionando la opción Guardar dla pestaña Archivo .

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .

. Ejecutar la consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de navegación.

 Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre.

 Desde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño:



Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

 Para practicar puedes realizar el Ejercicio Crear consultas simples.